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Online-Terminbuchung für Terminvergabe in Geschäften

Allgemein

Der Onlinehandel verzeichnet seit Jahren starke Zuwächse. Dieser Trend hat sich durch die anhaltende Krise und die verschärften Corona-Schutzmaßnahmen noch deutlich beschleunigt und betrifft die Konsumgüterindustrie enorm. Wie kann es dem stationären Handel in dieser herausfordernden Zeit dennoch gelingen neue Lösungswege zu etablieren und den Zugang zu Waren und Services und somit ihrer Rentabilität dauerhaft zu sichern?

Wenn sich die bisher bewährten Geschäftsprozesse nicht mehr in der Realität umsetzen lassen, muss nach einer modernen und effizienten softwarebasierten und kundenorientierten Lösung gesucht werden, um limitierte oder wegfallende Ladenbesuche und die Präsentation der Waren und Dienstleistungen umzugestalten.

Es wird für viele Unternehmen wettbewerbsentscheiden sein, ob der Switch vom vorranging stationären klassischen Geschäftsmodell hin zu einem Online Geschäftsmodell mit einem hervorragenden Kundenerlebnis über alle Touchpoints hinweg gelingt. timepika ist ein einfaches Online-Buchungssystem, über das Sie mit einem Link oder einer integrierten Buchungsseite alles und jeden in wenigen Minuten buchbar machen können. Der Terminplanungsaufwand minimiert sich auf beiden Seiten: für Sie als Anbieter/Händler und natürlich auch für alle Kunden/Buchenden.

In der aktuellen Lage gibt es verschiedene Szenarien für Einzelhändler:

  • keine Öffnung und keine Kunden im Geschäft möglich
  • keine Öffnung, Onlinehandel und Abholung per Click & Meet möglich
  • keine Öffnung und Online Termine (z. B. für Beratung) möglich
  • Eingeschränkte Öffnung mit Terminbuchung und begrenzter Kundenanzahl im Geschäft

Die Lösung: ein einfaches Online Buchungssystem für Termine, Waren und Dienstleistungen

Ob nun Geschäfte komplett geschlossen bleiben oder es eine Begrenzung der Kundenanzahl anhand der Größe des Ladengeschäfts gibt oder Click & Meet angeboten wird. In den meisten Fällen bedeutet die Maßnahmen für Einzelhändler, dass weniger Kunden bedient werden können und es zu Umsatzeinbußen kommt. Wie lassen sich diese Einbußen mithilfe des Einsatzes digitaler Kommunikationslösungen am besten entgegenwirken?

Die Antwort lautet: setzen Sie auf ein automatisiertes Online-Terminbuchungssystem, damit Sie die Terminbuchung für den Besuch in Ihrer Filiale oder für die Online Beratung ohne viel Administrationsaufwand anbieten können. timepika bietet die einfachste Art Termine aller Art online zu buchen. Sie müssen sich um nichts kümmern, nachdem Sie initial ihre zu Verfügung stehenden buchbaren Ressourcen und verfügbaren Zeiten angelegt haben. So können Sie ihren Kunden ganz einfach über eine personalisierte Buchungsseite neue Anreize geben ihr Geschäft zu festen Terminen zu besuchen oder es so einfach wie möglich gestalten, Ihre Waren abzuholen oder virtuelle Beratungen oder Dienstleistungen zu buchen.

Welche Herausforderung stellt die Situation an Unternehmen?

Kunden zu erreichen war für den stationären Handel lange eine standortgetriebe Angelegenheit. Der wichtigste Touchpoint stellte die Filiale bzw. das Filialnetz dar. Die Präsenz in den Innenstädten, Fußgängerzonen und Einkaufsstraßen war für den Großteil des Umsatzes verantwortlich. Neben zielgerichtete Einkäufern konnte man so auch immer einen guten Anteil an Laufkundschaft bedienen. Über beinahe alle Branchen hinweg ist das Multichannel und eCommerce Geschäft in rasantem Maß gewachsen. Nicht umsonst sind Plattformen wie Otto, Zalando und Co. in den letzten Jahren in einem schwindelerregenden Tempo zu den wichtigsten und schnell wachsenden eCommerce Unternehmen aufgestiegen, die es einzig und allein mit dem Global Player Amazon aufzunehmen wagen.

Die meisten Branchen haben sich ebenfalls in den letzten Jahres digital gut aufgestellt und den Online-Handel und die Webpräsenz immer weiter ausgebaut und professionalisiert. Durch die aktuell durch Covid-19 getriggerte Lage hat die Umstellung auf das onlinebasierte Geschäft gewaltig an Fahrt aufgenommen und stellt spätestens jetzt gerade kleine Unternehmen und Mittelständler vor große Herausforderungen, die es schnell zu lösen gilt:

  • Wie können Anreize und digitale Infrastruktur bereitgestellt werden, damit Kunden zurück in die Filialen kommen können oder die Dienstleistungen online in Anspruch nehmen können?
  • Wie können Kunden über digitale Touchppoint und Kanäle erreicht werden?
  • Wie kann man die Einhaltung von Maßnahmen (z. B. Kapazität, max. Anzahl von Kunden in der Ladenfläche) gewährleisten, wenn sich die erlaubte Personenanzahl und die Art der erlaubten Maßnahmen und Dienstleistungen stetig ändern?
  • Wie kann die Aufnahme und Verifizierung der Kundendaten für Personal Shopping Termine erfolgen?

Diese Vorteile haben Terminbuchungen via timepika

Mit timepika ist es Ihnen möglich ganz individuelle Terminstrategien für jede Art von Geschäft zu realisieren. Hier die wichtigsten Vorteile, die auf der Hand liegen:

  • 24/7 erreichbar, Buchungen zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich
  • Kundenanzahl/-frequenz koordinieren und Warteschlangen vermeiden
  • Zeitersparnis, weniger Administration und Anrufe
  • Benachrichtigungen bei jeder Buchung und Stornierung, weniger Terminausfälle
  • Koordination von Termin-Shopping/Personal-Shopping
  • Automatisches Buchen von Online Video-Terminen durch Microsoft Teams Integration und Synchronisation in einen angebundenen Outlook/Office 365 Kalender oder Google Kalender

Termine online vergeben für Ihr Geschäft

Mit timepika sind Sie flexibel, egal welches Geschäft Sie betreiben. Mit der richtigen Struktur, die wir gerne mit Ihnen zusammen besprechen und mit Ihnen aufsetzen, können Sie verschiedene Szenarien anbieten, um Ihre Kunden zu erreichen und Ihren Umsatz anzukurbeln.

Innerhalb Ihres timepika Accounts können Sie verschiedene buchbare Ressourcen erstellen. Anhand der aktiven Ressourcen können Sie dann steuern, wie viele Kunden maximal im gleichen Timeslot buchen können, damit sie de Kapazitätsvorgaben einhalten. In jeder Ressource legen Sie dann einen Buchungstyp an, z. B.

  • Personal Shopping (1 Stunde)
  • Click & Meet (10 Minuten)
  • Coronatest Termin (15 Minuten)
  • Onlineberatung (75 Minuten)

Sie wollen alle Details zum Funktionsumfang von timepika? Hier entlang.

Beispiel: Online Termin für Coronatest in der Apotheke

Es ist eine zeitintensive Herausforderung, alle Termine per Telefon, persönlich oder per E-Mail zu koordinieren. In einer Vielzahl von Corona-Testzentren und stationären Apotheken läuft die Terminvereinbarung aber noch nicht oder nur teilweise digital ab. Eine Terminvereinbarung zum Coronatest wird zu oft noch per Telefon oder E-Mail abgewickelt. Ein Prozess, der unnötig Mitarbeiterressourcen bindet und der ganz einfach durch den Einsatz von timepika ersetzt werden kann. Apotheken oder Testcenter, die ihren Kunden die Möglichkeit bieten über eine digitale Buchungsseite der timpika App einen freien Termin zu wählen, haben einen echten Wettbewerbsvorteil und müssen hierfür keine Mitarbeiter abstellen, die die Terminplanung übernehmen.

Terminbuchung und begrenzte Personenanzahl im Geschäft realisieren

Wenn ein Buchungstyp zu einer bestimmten Zeit gebucht wurde, wird dieser automatisch auf der Buchungsseite nicht mehr angezeigt. So gibt es keine Überschneidungen oder Doppelbuchungen. Die Anzahl der buchbaren Zeitslots für z. B. Coronatests können über den Kalender in den Verfügbarkeiten eingestellt werden. Sollen pro Stunde beispielsweise 10 Buchungen möglich sein, erstellen Sie 10 Verfügbare Zeitslot in Ihrem Ressourcenkalender. Sobald alle 10 Slots reserviert wurden, wird keine freier Slot mehr auf der Buchungsseite angezeigt.

Online Beratung oder Dienstleistung via Microsoft Teams Event

Ein neues Feature, dass wir bei der Anlage neuer Buchungsressourcen realisiert haben, ist die Möglichkeit, einen Ressourcen-Ort auszuwählen. Wird dort “keine Online-Buchung” angewählt, wird der Termin lediglich als Blocker in den angebundenen Kalender eingetragen und kann vor Ort an oder in ihrem Geschäft wahrgenommen werden. Sollte die Kundenpräsenz vor Ort nicht möglich oder nicht notwendig sein, kann als Ort auch “Microsoft Teams Besprechung” ausgewählt werden. Die Voraussetzung auf Ressourcen-Ebene ist, dass ein Microsoft Outlook/Office Kalender angebunden wurde. timepika hängt in diesem Fall automatisch einen Meetinglink für ein Microsoft Teams-Event in den gebuchten Terminblock und Sie als Händler oder Dienstleister können sich im virtuellen Raum mit Ihren Kunden treffen. Probieren Sie timepika im Free Plan kostenlos aus. Let’s stay connected!

Marcus Franzen

Geschäftsführer

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Veröffentlicht am 14.04.2021