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So funktioniert timepika

Allgemein

Das Ziel von timepika: alles buchbar machen, für jedes Business. Mit möglichst geringem Aufwand seitens des Anbieters und des Buchenden. Wir möchten, dass Sie die Zeit, die Sie bislang in die Kalenderabstimmung von Termin-, Dienstleistungs- oder Sachbuchungen gesteckt haben, ab sofort wieder für Dinge nutzen können, die Ihr Business wirklich voranbringen. Mit timepika werden Sie sehen, wie einfach und automatisiert die Verwaltung Ihrer verfügbaren Ressourcen sein kann.

timepika macht es Ihnen so einfach wie möglich, den Überblick zu behalten und alle Ressourcen, die Sie Buchenden anbieten möchten, in einem Tool zu koordinieren. Egal ob Sie Ihre Zeit, Ihre Dienstleistungen oder Gegenstände anbieten möchten, einmal aufgesetzt steuert timepika automatisch, was zu welcher Zeit angeboten wird. Sie müssen nur noch bestimmen, an wen der Buchungslink gesendet werden soll.

Ressourcen und Kalender erstellen

Wie bereits beschrieben kann eine Ressource je nach Art der Unternehmung variieren. Eine Ressource bildet demnach das Dach, die “oberste Ebene” unter der Sie dann verschiedene buchbare Slots, Dienstleistungen oder Gegenstände zur Verfügung stellen können. Für jede neue Ressource, die Sie anlegen, erstellt timepika einen Ressourcenkalender. Zunächst können Sie die verfügbaren Intervalle über alle Ressourcenkalender hinweg definieren. Anschließend könne Sie in jede, Ressourcenkalender die Intervalle noch individuell eintragen.

Sind Sie beispielsweise freiberuflicher Fitnesstrainer und in verschiedenen Studios und auch Outdoor oder Zuhause bei Klienten tätig, können Sie für jede dieser Varianten eine Ressource anlegen und somit steuern, an welchem Tagen und zu welcher Zeit Sie welche Dienstleistung wo an bieten. Sind sie Gastronom und betreiben mehrere Restaurants können Sie für jede Location eine eigene Ressource anlegen und die verfügbaren Tische als Buchungstypen innerhalb Ihrer Ressource "Restaurant XY". Zu den Buchungstypen folgen gleich noch weitere Informationen.

Kalenderintegrationen, damit Sie alle Termine koordinieren

timepika wird stetig weiterentwickelt und bietet verschiedene Kalenderintegrationen an. Viele von uns haben längst nicht mehr nur einen Kalender, sondern nutzen verschiedenen Systeme, um Ihre Kunden oder Geschäftspartner bedienen zu können. Mit timepika können alle verfügbaren Ressourcen und Zeiten über eine einfache und funktionale Anwendung koordiniert werden. Doppelbelegung ist damit ausgeschlossen, sofern Sie die Anweisung erteilen, dass timepika den Kalender auf Konflikte überprüfen soll. Innerhalb Ihrer bevorzugten Kalenderapp können Sie zudem wählen, in welchen Kalender die Buchungen eingetragen werden sollen, falls sie mehrere Kalender nutzen.

Verfügbare Kalenderintegrationen:

  • Google Calendar
  • Microsoft Office 365 Calendar
  • Microsoft Outlook

Demnächst verfügbare Kalenderintegrationen

  • Microsoft Exchange Calendar
  • Apple iCloud Calendar


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Buchungstypen anlegen

Ein Buchungstyp ist demnach nichts anderes als eine Ressource innerhalb einer Ressource, quasi ein Ebene tiefer gedacht.

Sie sind freier Unternehmensberater und selbständig tätig. Den Namen Ihrer Ressource wählen Sie demnach entweder auf sich selbst lautend oder auch auf Ihre Unternehmung. Buchungstypen könnten Sie beispielsweise nach Länge der buchbaren Meetings/Beratungen wählen (z. B. 30/60/75/90 Minuten Meeting) oder auch nach inhaltlicher Spezifikation (Kennenlernen/Kickoff/Bestandsaufnahme, Deep Dive, Prozessanalyse, Qualitätsmanagement etc.) je nach Art der Consulting-Dienstleistung, die Sie (potentiellen) Kunden anbieten möchten.

Buchungstypen können bearbeitet, pausiert, dupliziert und gelöscht werden.

Anstehende, vergangene und abgesagte Buchungen

Sie können Sich Ihre anstehenden, vergangenen und abgesagten Buchungen in je einer eigenen Listenansicht vorwärts bzw. rückwärts chronologisch ansehen.

Buchungslink

Mit einem Buchungslink, der mit Ihren Buchenden geteilt werden kann, erhalten Sie ohne weiteren Abstimmungsaufwand Buchungen Ihrer angebotenen Ressourcen, ohne sie aktiv darum kümmern zu müssen, wann es wem passt.

Einen Buchungslink können Sie sowohl auf Ebene der Ressource oder auf Ebene der Buchungstypen innerhalb einer Ressource versenden. Ein Klick auf den Buchungslink eine Ressource führt zu einer Übersichtsseite, auf der der Buchende einen Überblick über alle angebotenen Buchungstypen erhält. Ein Klick auf den Buchungslink eines Buchungstyp führt direkt auf die Buchungsseite des ausgewählten Buchungstypen und zeigt die für diesen Typen verfügbaren Slots.

Beispiele für Buchungslinks auf Ebene einer Ressource:

  • timepika.com/arztpraxis-franzen
  • timepika.com/restaurant-da-mario
  • timepika.com/personal-trainer-heinen

Beispiele für Buchungslinks auf Ebene eines Buchungstyps innerhalb einer Ressource:

  • timepika.com/arztpraxis-franzen/lymphdrainage-60-minuten
  • timepika.com/restaurant-da-mario/tisch-am fenster-1
  • timepika.com/personal-trainer-heinen/90-minuten-power-workout-massage

Verfügbarkeiten

Ihre verfügbaren Zeiten können Sie initial auf Ressourcenebene einstellen, nachdem Sie die Ressource angelegt haben. Die buchbaren Zeiten können Sie in individuellen Intervallen aufteilen. Über den daraus erstellten Ressourcenkalender können Sie flexibel einzelne Intervalle hinzufügen oder löschen. Dabei sind Sie nicht eingeschränkt, ob das Intervall einmalig pausiert oder aktiviert, z. B. nur an einem bestimmten Datum, oder mehrfach, z. B. an allen Dienstagen hinzugefügt oder gelöscht werden soll.

Verfügbarkeiten können also einzeln pausiert oder für ganze Ressourcen deaktiviert werden. Stellen Sie sich für den ersten Fall vor, ein angestellter Arzt Ihrer Gemeinschaftspraxis wird unerwartet und ersatzlos krank und kann in den nächsten 2 Wochen keine Patientenbehandlungen annehmen. Den Kalender des Arztes können Sie für diese Zeit für Buchungen blockieren und den Patienten, die bereits einen Termin im besagten Zeitraum reserviert haben, einfach einen neuen Buchungslink schicken, über den sie sich einen alternativen Behandlungstermin nach den 2 Wochen auswählen können. Die Sprechstundenhilfe muss nicht jedem einzelnen mühsam Patienten hinterher telefonieren und einen neuen Ersatztermin koordinieren.

Oder Sie betreiben verschiedenen Gastronomien und müssen die Tischreservierung in einem Ihrer Läden vorübergehend einstellen. Stattdessen können Sie jedoch in diesem Laden eine kleine Karte ausgewählter Speisen anbieten, die abgeholt werden können. Diese Speisen könnten Sie statt der üblichen Tische als Buchungstypen innerhalb Ihrer Ressource „Restaurant“ anlegen und an Ihre Gäste via dem Buchungslink Ihrer Ressource senden

Zeitzonen synchronisieren

Sie wechseln vorübergehend oder dauerhaft die Zeitzone, sodass sich Ihre und die Zeitzone des Buchenden unterscheiden? Kein Problem, denn mit timepika kann die Zeiteinstellung jederzeit mit nur einem Klick angepasst werden und automatisch umgerechnet auf die Zeitzone des Buchenden, sodass dieser in seiner Ortszeit sieht, zu welchen Zeiten Sie verfügbar sind.

Kontrolle vor und nach Buchungen

Pufferzeiten zwischen den Buchungen können jederzeit eingestellt oder entfernt werden. Sie brauchen zwischen zwei Terminen Zeit für Nachbereitung und Vorbereitung des neuen Termins, müssen das Behandlungszimmer für den nächsten Patienten reinigen und vorbereiten oder das geliehene E-Bike putzen und in Stand setzen? Dann stellen Sie dies ganz einfach über Puffer vor und/oder nach dem Buchungstypen ein. Um bei Bedarf Last Minute Buchungen zu vermeiden können Sie außerdem eine Vorlaufzeit definieren, sodass beispielsweise 2 Stunden vor einem Timeslot die Buchungsmöglichkeit nicht mehr zur Verfügung steht.

1:1 oder Multi Buchung?

Der Buchungstyp kann wahlweise einem Buchenden oder mehreren Buchenden zur Verfügung gestellt werden über den Buchungslink. Sie können selbst entscheiden, welche der beiden Optionen für Sie passend ist. Stellen Sie sich vor, Sie möchten verschiedenen Personen einladen auf Seiten Ihres Kunden. Durch ein Feld auf der Buchungsseite, die der Kunde öffnet, indem er Ihre Buchungseinladung/URL anklickt, kann er den Termin auch an die E-Mail Adresse eines Kollegen weiterleiten.

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Marcus Franzen

Geschäftsführer

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Veröffentlicht am 01.02.2021